Innledning
En turnus kan inneholde riktig totalt antall arbeidstimer og likevel være dårlig tilpasset behovet.
Det skjer når timene ligger på feil tidspunkt. Virksomheten kan ha mer kapasitet enn den trenger i enkelte perioder og samtidig mangle kapasitet når belastningen er størst.
Det er dette vi mener med overdekning og underdekning.
Overdekning betyr at virksomheten har flere arbeidstimer tilgjengelig enn det definerte bemanningsbehovet tilsier på et bestemt tidspunkt.
Det betyr ikke nødvendigvis at medarbeiderne er «unødvendige». Dokumentasjon, møter, opplæring, veiledning og andre oppgaver kan gjøre en høyere bemanning helt riktig.
Poenget er at timene bør ha et definert behov eller formål. Hvis kapasiteten systematisk ligger utover behovet uten at den brukes til nødvendige oppgaver, kan virksomheten betale for timer som ikke gir tilsvarende verdi.
Overdekning er arbeidstimer virksomheten betaler for utover det definerte behovet på det aktuelle tidspunktet.
Underdekning betyr at virksomheten trenger flere arbeidstimer enn grunnturnusen faktisk leverer.
Da må behovet ofte dekkes på andre måter, for eksempel gjennom ekstravakter, merarbeid, overtid eller innleie.
Underdekning kan også skyldes at riktig kompetanse ikke er tilgjengelig. En vakt kan derfor være fullt bemannet i antall og likevel ha underdekning dersom det må kalles inn ekstra personell med nødvendig fagkompetanse.
Underdekning er arbeidstimer eller nødvendig kompetanse virksomheten trenger, men som grunnturnusen ikke dekker når behovet oppstår.
Overdekning og underdekning blir særlig interessant når de oppstår i samme turnus.
Virksomheten kan for eksempel ha flere arbeidstimer enn behovet tilsier på ukedagene, samtidig som den mangler timer i helgene.
Da kan virksomheten i praksis betale først for kapasitet som ligger på feil tidspunkt – og deretter betale på nytt for å dekke timene som mangler.
Det totale timetallet kan fortsatt se riktig ut. Problemet er at timene ikke treffer behovet.
Sammenlign bemanningsbehovet og grunnturnusen time for time eller vakt for vakt der det er nødvendig. Se etter perioder med overdekning samtidig som andre perioder jevnlig krever ekstravakter, overtid eller innleie.
En økonomisk vurdering bør derfor ikke stoppe ved spørsmålet om turnusen totalt sett inneholder riktig antall timer.
Det er minst like viktig å spørre:
Det økonomiske potensialet ligger ofte i å redusere både overdekning og underdekning samtidig.
En økonomisk god turnus er ikke nødvendigvis den med færrest timer. Det er en turnus der flest mulig av de betalte arbeidstimene er plassert der virksomheten faktisk trenger dem.
Det betyr at vurderingen må se på behov, antall medarbeidere, kompetanse og tidspunkt samlet.
Riktig totalt timetall er ikke nok. Timene må også ligge på riktig sted.
I hovedguiden Hvordan vurderer du om turnusen er økonomisk bærekraftig? ser vi nærmere på årsverk, arbeidstimer, over- og underdekning, vaktlengder, kompetanse, nøkkeltall og faktisk personalkostnad.