Elefanten i rommet: Hvor går grensen for tilpasninger i turnus?

Individuelle ønsker er en naturlig del av turnusarbeidet. Utfordringen oppstår når tilpasninger for én medarbeider gjør turnusen tyngre for kollegene eller vanskeligere å bemanne. Hvor langt bør – og må – arbeidsgiver strekke seg?

Elefanten i rommet
Tilpasninger må vurderes i sammenheng. Det som fungerer godt for én medarbeider, kan påvirke belastning, bemanning og fleksibilitet for resten av laget.

I mange turnusavdelinger står ledere i det samme dilemmaet: Tjenesten skal ha riktig bemanning og kompetanse hele døgnet, samtidig som medarbeiderne har behov og ønsker knyttet til hvordan arbeidstiden passer med livet utenfor jobb.

De fleste ønsker er forståelige. Utfordringen oppstår når summen av tilpasningene gjør turnusen vanskeligere å få til. Én medarbeider kan ha behov for å starte senere, en annen ønsker fast fri på bestemte tidspunkt, mens en tredje ønsker begrensninger i antall nattevakter eller bestemte dager vedkommende helst ikke arbeider.

Hvert ønske kan isolert sett være rimelig. Men i en turnus påvirker én tilpasning ofte flere enn den det gjelder. Vaktene skal fortsatt dekkes, nødvendig kompetanse må være tilgjengelig, og belastningen må fordeles på resten av laget.

Det er her elefanten kommer inn i rommet: Hvor langt skal arbeidsgiver tilpasse turnusen til den enkelte – og når må hensynet til kollegene og driften veie tyngre?

📘 Tilpasninger må vurderes i sammenheng Et ønske eller behov kan være enkelt å løse isolert. Det viktige er også å se hva løsningen betyr for bemanning, kompetanse, arbeidsbelastning og resten av turnusen.

1. Skill mellom behov for tilrettelegging og ønsker om tilpasning

Det første lederen bør gjøre, er å avklare hva slags behov medarbeideren faktisk har.

Arbeidsgiver har etter arbeidsmiljøloven plikt til å organisere og tilrettelegge arbeidet med hensyn til arbeidstakernes forutsetninger. For ansatte med redusert arbeidsevne gjelder en særskilt tilretteleggingsplikt. Arbeidstakere med funksjonsnedsettelse kan i tillegg ha rett til individuell tilrettelegging etter likestillings- og diskrimineringsloven.

Dette er noe annet enn vanlige ønsker om hvordan turnusen helst bør se ut.

Et ønske om fri til en fast fritidsaktivitet, bestemte fridager eller vakter man helst vil slippe, kan være viktig for medarbeideren. Men det betyr ikke automatisk at arbeidsgiver har plikt til å innfri ønsket.

Det betyr heller ikke at slike ønsker bør avvises. En god arbeidsgiver vil forsøke å skape fleksibilitet når det er mulig. Poenget er å skille mellom behov som krever en særskilt vurdering, og øvrige ønsker som må vurderes opp mot bemanning, kompetanse, arbeidsmiljø og hensynet til resten av turnusen.

💡 Anbefalt praksis

Ikke samle alle behov og ønsker i samme kategori. Skill mellom nødvendig tilrettelegging og øvrige ønsker om arbeidstid. Da blir det enklere å gjøre tydelige, konsekvente og rettferdige vurderinger.

2. En tilpasning påvirker som regel flere enn én

Turnus er et fordelingssystem. Når én medarbeider slipper en type vakt, må vakten enten flyttes til en kollega, dekkes med ekstravakt eller innleie – eller løses på en annen måte.

Derfor bør ikke spørsmålet bare være: Kan vi få dette til for denne medarbeideren?

Lederen bør også spørre: Hva blir konsekvensen for resten av avdelingen?

Hvis én medarbeider fast slipper kveldsvakter, nattevakter eller bestemte helger, kan belastningen bli større for andre. Én liten tilpasning kan virke ubetydelig isolert sett, men gjennom en hel turnusperiode eller et helt år kan konsekvensene bli betydelige.

Dette er særlig viktig i helse- og omsorgstjenesten, der bemanning, kompetanse og kontinuitet skal ivaretas hele døgnet.

📘 Se på konsekvensen over tid

Vurder ikke bare om ønsket kan løses neste uke. Se på konsekvensen gjennom hele turnusperioden eller året. Hvem får flere ubekvemme vakter? Hvem mister fleksibilitet? Og hva skjer dersom flere får samme ordning?

3. Tilretteleggingsplikten har også grenser

Arbeidsgivers tilretteleggingsplikt er omfattende, men den er ikke grenseløs.

Ved redusert arbeidsevne skal arbeidsgiver så langt det er mulig gjennomføre nødvendige tiltak for at medarbeideren kan beholde eller få passende arbeid. Hvor langt plikten strekker seg, må vurderes konkret i den enkelte situasjonen.

Blant annet kan virksomhetens størrelse, oppgaver, antall ansatte, kostnader og konsekvensene for arbeidsmiljøet ha betydning for hva som er mulig og rimelig å gjennomføre.

Arbeidstilsynet peker også på at tilrettelegging for én medarbeider må vurderes opp mot arbeidsforholdene til de øvrige ansatte og arbeidsmiljøet som helhet. En løsning som fungerer godt for én person, kan derfor ikke vurderes helt isolert fra konsekvensene for resten av arbeidsplassen.

📘 Tilrettelegging må vurderes i en helhet

God tilrettelegging skal gjøre det mulig for medarbeideren å stå i arbeid, samtidig som virksomheten må vurdere konsekvensene for drift, arbeidsmiljø og de øvrige medarbeiderne.

Et viktig prinsipp er derfor at tilrettelegging bør hjelpe den enkelte uten at belastningen systematisk skyves over på resten av laget.

Det samme helhetsperspektivet kan være nyttig når arbeidsgiver vurderer ønsker om arbeidstid som ikke følger av en særskilt tilretteleggingsplikt.

4. Arbeidsforholdet innebærer både rettigheter og plikter

En arbeidsavtale gir medarbeideren rettigheter, men innebærer også en plikt til å utføre det arbeidet som er avtalt.

I en turnusstilling vil arbeid på ulike tider av døgnet ofte være en del av arbeidsforholdet, innenfor rammene som følger av arbeidsavtalen, lovverket og aktuelle tariffavtaler.

Arbeidsgiver har samtidig styringsrett – retten til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet. Styringsretten er begrenset av blant annet lov, tariffavtale, arbeidsavtalen og praksis i arbeidsforholdet.

Når en medarbeider har behov for tilrettelegging, er god dialog viktig. Medarbeideren må bidra med informasjon om hva som fungerer og ikke fungerer, mens arbeidsgiver må undersøke hvilke løsninger som faktisk er mulige innenfor virksomhetens rammer.

Målet bør derfor ikke være at medarbeideren presenterer én ferdig løsning som arbeidsgiver enten må akseptere eller avslå. Et bedre utgangspunkt er at partene sammen undersøker hvilke alternativer som kan ivareta både medarbeiderens behov og hensynet til driften.

💡 Anbefalt praksis

Når en medarbeider sier «jeg kan ikke jobbe natt», bør dialogen ikke stoppe der. Avklar hva behovet består i, hvilke arbeidstider eller oppgaver som kan være mulige, hvilke alternativer som finnes, og hvor lenge behovet forventes å vare.

5. Rettferdig betyr ikke at alle får det samme

Ledere kan bli tilbakeholdne med å sette grenser fordi de er redde for å bli oppfattet som lite fleksible.

Men en turnus blir ikke nødvendigvis mer rettferdig av at flest mulig individuelle ønsker innfris. Rettferdighet handler også om hvordan belastningen fordeles mellom medarbeiderne over tid.

Hvis de samme medarbeiderne ofte får de mest attraktive vaktene, mens andre må dekke hullene, kan fleksibiliteten overfor noen oppleves som en ekstra belastning for resten.

Derfor er det nyttig å ha noen felles prinsipper for hvordan ønsker og belastning skal vurderes. Det kan for eksempel gjelde:

  • helgebelastning
  • nattevakter
  • sein–tidlig-kombinasjoner
  • ferie og høytider
  • hvor mange individuelle ønsker det er realistisk å ta hensyn til

Felles prinsipper gjør det enklere å forklare hvorfor noen ønsker kan innfris og andre ikke, og kan bidra til at vurderingene oppleves mer forutsigbare og konsekvente.

📘 Rettferdighet handler også om fordeling

Lik behandling betyr ikke nødvendigvis at alle får det samme. Det viktige er at ønsker og behov vurderes etter tydelige prinsipper, og at belastningen ikke systematisk skyves over på de samme medarbeiderne.

6. Be om prioriterte ønsker – ikke en ubegrenset ønskeliste

Språket vi bruker, skaper forventninger.

Et skjema med overskriften «Mine ønsker til turnusen» kan lett gi inntrykk av at arbeidsgiver skal forsøke å oppfylle en lang liste med individuelle preferanser. Det kan gjøre både forventningene og prioriteringene uklare.

Et bedre utgangspunkt kan være å be medarbeiderne prioritere hvilke forhold som er viktigst i den kommende turnusperioden, samtidig som arbeidsgiver er tydelig på at innspillene må vurderes opp mot bemanning, kompetanse, arbeidsmiljø og en rettferdig fordeling.

Da går man fra spørsmålet:

«Når ønsker du å jobbe?»

til:

«Hva er viktigst for deg – innenfor rammene vi må løse sammen?»

Det gir et bedre utgangspunkt for dialog og gjør det lettere å vurdere ønskene i sammenheng med behovene i resten av turnusen.

💡 Anbefalt praksis

Be medarbeiderne prioritere noen få forhold som er særlig viktige for dem, og vær tydelig på hvilke hensyn arbeidsgiver samtidig må ivareta når turnusen bygges.

7. Tidsbegrens og dokumenter individuell tilrettelegging

Midlertidige løsninger kan fort bli varige dersom det ikke er avtalt når de skal vurderes på nytt.

Når arbeidsgiver etablerer særskilt tilrettelegging, bør det derfor være tydelig:

  • hva tiltaket innebærer
  • hvorfor det gjennomføres
  • når det starter
  • når det skal vurderes på nytt
  • hvilke erfaringer eller kriterier som skal inngå i evalueringen

Det betyr ikke at tilrettelegging nødvendigvis skal avsluttes etter en bestemt periode. Poenget er at ordningen bør følges opp, slik at både medarbeiderens behov og konsekvensene for arbeidsplassen kan vurderes på nytt dersom situasjonen endrer seg.

God dokumentasjon gjør vurderingene mer etterprøvbare og kan også bidra til at ulike ledere praktiserer ordningene mer konsekvent.

💡 Anbefalt praksis

Avtal allerede ved oppstart når tilretteleggingen skal evalueres, og hva dere skal se etter. Da blir oppfølgingen en naturlig del av tiltaket – ikke noe som først tas opp når ordningen skaper spørsmål eller utfordringer.

8. Avklar de overordnede prinsippene sammen

Det er lettere å håndtere vanskelige enkeltsaker når avdelingen allerede har diskutert hvilke prinsipper som skal gjelde.

Tillitsvalgte kan bidra til å utvikle tydelige og legitime rammer for hvordan ønsker, belastning og turnus skal vurderes. Verneombudet bør involveres når ordningene har betydning for arbeidsmiljø, helse eller sikkerhet.

Det er derfor en fordel at diskusjonen ikke først kommer når en leder må ta stilling til et konkret ønske. Ta heller noen av spørsmålene på systemnivå:

  • Hva mener vi er en rimelig fordeling av belastningen i vår avdeling?
  • Hvilke hensyn skal veie tungt når individuelle ønsker vurderes?
  • Hvordan skal vi håndtere helger, nattevakter og andre særlig belastende vakter?
  • Når bør tillitsvalgte eller verneombud involveres?

Når prinsippene er kjent på forhånd, blir vurderingene mindre personavhengige og lettere å forklare.

📘 Prinsipper gjør enkeltsaker lettere

Felles rammer kan gjøre det enklere å behandle ønsker og behov på en konsekvent måte, samtidig som det fortsatt er rom for individuelle vurderinger der det er nødvendig.

9. Bruk data for å se hvordan belastningen faktisk fordeles

I en kompleks turnus er det vanskelig å se alle konsekvensene manuelt.

Derfor bør ledere bruke data når de vurderer hvordan vakter, belastning og individuelle tilpasninger faktisk fordeles over tid.

Det kan blant annet være nyttig å se på:

  • hvem som arbeider flest helger
  • hvem som får flest nattevakter
  • hvordan sein–tidlig-kombinasjoner fordeles
  • hvem som får flest av sine ønsker innfridd
  • hvilke individuelle ordninger som får størst konsekvenser for resten av turnusen

Et godt faktagrunnlag gjør det lettere å oppdage mønstre som ellers kan være vanskelige å se, og gir lederen et bedre grunnlag for å vurdere om belastningen og fleksibiliteten faktisk er rimelig fordelt.

Moderne turnusverktøy kan bidra til å gjøre disse sammenhengene synlige. Dynamon bruker matematisk optimalisering og teknologi til å kombinere bemanningsbehov, kompetanse, arbeidstidsregler og medarbeidernes ønsker.

Teknologien fjerner ikke de vanskelige lederbeslutningene, men kan gjøre konsekvensene av ulike valg tydeligere og gi et bedre faktagrunnlag for vurderingene.

💡 Poenget er ikke å fjerne menneskelige hensyn

God turnusplanlegging handler nettopp om å ta hensyn til mennesker. Men hensynene må vurderes samlet – ikke bare én medarbeider om gangen.

FAQ

Ofte stilte spørsmål

Kort oppsummert

Individuelle ønsker og behov vil alltid være en del av turnusarbeidet, og mange kan og bør imøtekommes. Utfordringen oppstår når tilpasninger for én medarbeider får konsekvenser for bemanning, kompetanse, arbeidsmiljø eller belastningen for resten av laget.

Når individuelle ønsker og behov skal vurderes, bør lederen kunne svare på noen grunnleggende spørsmål:

  • Tilrettelegging: Er dette et behov som krever særskilt vurdering, eller et ønske om hvordan arbeidstiden helst bør se ut?
  • Konsekvenser: Hva betyr tilpasningen for resten av avdelingen over tid?
  • Arbeidsmiljø: Flyttes belastningen systematisk over på andre medarbeidere?
  • Rettferdighet: Bygger vurderingene på tydelige og konsekvente prinsipper?
  • Prioritering: Er medarbeiderne bedt om å tydeliggjøre hvilke ønsker som er viktigst?
  • Oppfølging: Er individuell tilrettelegging dokumentert og avtalt evaluert på nytt?
  • Medvirkning: Er tillitsvalgte og verneombud involvert i de overordnede prinsippene der det er relevant?
  • Faktagrunnlag: Har lederen data som viser hvordan vakter, belastning og ønsker faktisk fordeles over tid?

Når disse vurderingene gjøres åpent og konsekvent, blir det lettere å kombinere individuelle behov med en turnus som fungerer for hele avdelingen.

💡 Kort huskeregel

Se ikke bare på hva tilpasningen løser for én medarbeider.

Se også på hva den betyr for resten av laget.

📚 Kilder og regelverk

Denne guiden bygger blant annet på følgende lovverk og offentlige veiledning om tilrettelegging i arbeidslivet:

Hilde

Om forfatteren

Denne artikkelen bygger på erfaring fra praktisk turnus- og bemanningsplanlegging i helse- og omsorgstjenesten, kombinert med gjeldende lovverk, offentlige veiledere og anbefalt praksis for individuell tilrettelegging.

Hilde Ulvik
Daglig leder i Dynamon

Hilde har arbeidet med turnus- og bemanningsplanlegging i helse- og omsorgssektoren gjennom mange år. Erfaringene fra dette arbeidet danner grunnlaget for Dynamons faglige anbefalinger og løsninger.

2-3

Om kunnskapsbiblioteket

Denne artikkelen er en del av Dynamons kunnskapsbibliotek om turnus og bemanningsplanlegging.

Biblioteket samler fagartikler, maler og praktiske ressurser som hjelper ledere med å planlegge og dokumentere turnus på en faglig, juridisk og praktisk god måte.

Se hele Kunnskapsbiblioteket →

Innholdet bygger på:

  • Gjeldende lovverk
  • Offentlige veiledere
  • Anbefalt praksis
  • Erfaring fra praktisk turnus- og bemanningsplanlegging

Fordyp deg i temaet

 
Hva er forskjellen på tilrettelegging og et ønske om arbeidstid?

Hva er forskjellen på tilrettelegging og et ønske om arbeidstid?

Tilrettelegging og ønsker er ikke det samme. Her forklarer vi forskjellen, og hvordan lederen kan vurdere behov, ønsker og konsekvenser for resten av turnusen. 

Må ansatte få alle turnusønskene sine oppfylt?

Må ansatte få alle turnusønskene sine oppfylt?

Medarbeiderønsker er viktige, men kan ikke alltid innfris. Her ser vi på hvordan ønsker kan vurderes opp mot bemanning, kompetanse og en rettferdig fordeling.

Hvor langt strekker arbeidsgivers tilretteleggingsplikt seg?

Hvor langt strekker arbeidsgivers tilretteleggingsplikt seg?

Tilretteleggingsplikten er omfattende, men ikke grenseløs. Artikkelen viser hvilke hensyn arbeidsgiver bør vurdere når individuelle behov påvirker drift og arbeidsmiljø.

Når turnusen ser riktig ut – men ikke kjennes riktig

Når turnusen ser riktig ut – men ikke kjennes riktig

En turnus kan være riktig på papiret og likevel oppleves belastende. Her ser vi på hvordan arbeidsbelastning og opplevelsen til medarbeiderne kan vurderes over tid.

Hvordan vurderer du om individuelle tilpasninger fordeler belastningen rettferdig?

Hvordan vurderer du om individuelle tilpasninger fordeler belastningen rettferdig?

Individuelle tilpasninger påvirker ofte flere enn én. Her ser vi på hvordan tydelige prinsipper og data kan brukes for å vurdere belastningen over tid.

Ønsketurnus eller kaos? Kunsten å involvere ansatte uten å miste styringen

Ønsketurnus eller kaos? Kunsten å involvere ansatte uten å miste styringen

God medvirkning krever både fleksibilitet og tydelige rammer. Artikkelen ser på hvordan medarbeiderønsker kan tas på alvor uten at helheten i turnusen forsvinner.