Ofte stilte spørsmål

Svar: Har du fordelt de ansatte i helgeplanleggeren?

I Ansattmodulen finner du forskjellige planleggere, bla helgeplanlegger:

Før du begynner å jobbe i helgeplanleggeren må du markere hvilken bemanningsplan du jobber i.

I helgeplanleggeren må du definere de ansattes helgefrekvens, første arbeidshelg i turnusen, maks antall søndager på rad, om de jobber kun helg og maks antall vakter på rad rundt helg.

Svar: Det gjør du i Helgeplanleggeren

I helgeplanleggeren må du først koble deg til gjeldende bemanningsplan for å få riktige helger opp i planen.

Deretter legger du inn ansattes helgefrekvens (hvor ofte de skal jobbe helg) og du må velge hva som er de ansattes første jobbehelg

I helgeplanleggeren Får du oversikt over hva du har lagt inn i bemanningsplanen og hvor mange ansatte du har på hver helg

Svar: Har du fordelt de ansatte i helgeplanleggeren?

I Ansattmodulen finner du forskjellige planleggere, bla helligdagsplanlegger:

I helligdagsplanleggeren må du definere hvilken bemanningsplan du jobber i for å få opp helligdagene som er i aktuell turnusperiode. Deretter velger du hvem som skal jobbe på helligdagene ved å hake av de ansatte som skal jobbe. Husk også at den bemanningen du har satt på helligdager i bemanningsplanen kanskje ikke gjelder på alle de røde dagene i kalenderen. Du må evt gå inn i “Tilpasset bemanning” og justere bemanning på enkelte røde dager. NB! Innstillingene i helligdagsplanleggeren styrer hvor mange ansatte du får på jobb uavhengig av hva tilpasset bemanningsplan sier.

Se brukerveiledning på kundesiden på Dynamon.no for ytterligere forklaring.

Eksempel:

Avdelingen har langvakter både i uken og i helg. Noen ansatte jobber langvakter i helg, andre jobber langvakter i uken, og noen ansatte jobber langvakter både i uke og i helg.

For at alle ansatte skal få de kombinasjonene de skal ha, må man noen ganger lage egne vaktkoder for vaktene i helgene.

I eksempelet over lager man vaktkode for langvakt i ukedager (eks L). Denne vaktkoden gir man til de ansatte som skal ha langvakter i uken. Så lager man en vaktkode for langvakt i helg (eks LH) som man gir til de som skal ha langvakter i helg. De ansatte som skal jobbe langvakt i både uke og helg må få begge vaktkodene.

I Dynamon er jobbehelg regnet som fredag, lørdag og søndag.

På grunn av regelen om kompenserende hviletid vil det ikke alltid være mulig å få 3 langvakter på rad. Det kan også bli problematisk å få kombinasjonen A-L-L og L-L-D. Dette avhenger av vaktlengde og tidspunkt for vaktstart og vaktslutt.

Kompenserende hviletid ved langvakter betyr at dersom en arbeidstaker får kortere hvileperiode enn 11 timer mellom to vakter, skal den tapte hviletiden kompenseres ved at neste hvileperiode blir tilsvarende lengre. Dette er regulert i arbeidsmiljøloven og er viktig for å sikre tilstrekkelig hvile og unngå utmattelse.

Eksempel:

En ansatt skal ha administrasjonsdag hver onsdag og torsdag.

Lag en egen vaktkode (eks DA) som bare denne ansatte får tildelt i ansattlisten. I bemanningsplanen ber du om 1 DK vakt onsdag og torsdag, Dynamon vil prioritere denne ansatte inn på vakten.

Hvis det er viktig at denne vaktkoden dekkes, kan du gi den høyere prioritet enn andre vaktkoder. Dette gjør du i vaktbiblioteket:

Avdelingsoppsett - vaktkoder - trykk på rediger på den aktuelle vaktkoden - vis avanserte innstillinger - velg litt høyere eller høyere prioritet på den aktuelle vaktkoden

Dynamon bruker alle innstillingene du har definert i arbeidet med å finne den beste turnusen. Det kan være flere årsaker til at ansatte har timer til gode.

• Er avdelingen overbemannet (har du flere årsverk tilgjengelig enn det bemanningsplanen krever)?
• Prøv å sette verdien “Maksimum antall ansatte” litt høyere enn verdien “Minimum antall ansatte” på en eller flere vaktkoder. På denne måten tillater du Dynamon å bemanne opp enkelte dager hvis noen ansatte har timer til gode.

• Sjekk hvilken innstilling du har på de ansatte på
• “Maks antall vakter på rad” (Ansattlisten)
• “Maks antall dag/kveld/natt/lang-vakter på rad” (ansattlisten
• ”Maks antall vakter på rad rundt helg” (helgeplanlegger)

Minimum antall vakter på rad kan også ha noe å si, hvis du har satt minimum og maksimum antall vakter på rad til det samme (eks min = 3 og maks = 3) kan innstillingene gjøre det vanskelig for Dynamon å få turnusen til å gå opp.

I ansatt modulen velger du fanen “Annet fravær”:

Ved å klikke på fanen får du opp alle ansatte under hverandre. Velg riktig ansatt og klikk på denne

Trykk på “legg til ansatttilpasninger” og fyll ut som følger:

Minni Mus vil ALDRI få seinvakter annenhver uke, disse er blokkert.

I ansatt modulen velger du fanen “Annet fravær”:

Ved å klikke på fanen får du opp alle ansatte under hverandre. Velg riktig ansatt og klikk på denne

Trykk på “legg til ansatttilpasninger” og fyll ut som følger:

Ved å hake av på “Tillat avvik” gir man Dynamon signal om at så langt det lar seg gjøre skal Minni Mus slippe kveldsvakt på onsdager, men hvis faglig forsvarlig drift tilsier at Minni Mus trengs på jobb, kan dette fravikes.

Hun kan med andre ord risikere å få noen kveldsvakter på onsdager.

Når turnus er ferdig generert i Dynamon får du opp et sett med analyser. Dynamon generer mange forskjellige turnuser som overholder dine innstillinger, og viser den turnusen som anses som den beste.

Her ser du at genereringen ble startet klokken 08:20:44 og at den var ferdig klokken 08:41:44.

Dynamon har generert 372 forskjellige turnuser.

Turnusen som anses som beste resultat har 80 avvik.

Ved å trykke på “Vis analyse” får du en oversikt over hva disse avvikene er.

I denne genereringen mangler du ansatte på vakt 11 dager, mens du har for mange ansatte på jobb 55 dager.

3 ganger har du ikke fått ansatte med den stillingen du har bedt om og 11 ganger mangler du en kompetanse du har bedt om.

Ved å laste ned fliken som heter “Avvik” får du en detaljert oversikt hvor Dynamon har hatt utfordringer med å dekke krav til for eksempel kompetanse eller vakter :

Se brukerveiledning på kundesiden på Dynamon.no for ytterligere forklaring.

Filen “Turnusplan” består av to arkfaner; Turnusplan av Dynamon og Detaljerte summeringer.

Tildel vaktkoden til de ansatte som skal ha den. Ettersom ønsket er at det er en spesifikk ansatt som skal prioriteres på denne koden, kan du gå inn i den aktuelle ansattes ansattkort, og trykke på “avanserte innstillinger”, og scroll ned til følgende bilde:

Sett deretter et tall som samsvarer med antallet av den vakten som er maks for den ansatte per uke.

For å få Dynamon til å prioritere denne ansatte, kan det også være lurt å opprette en egen spesialkompetanse som kun tildeles den ansatte. F.eks navnet hans/hennes “Alex”. Denne spesialkompetansen legges deretter også på den aktuelle koden. Da vil Dynamon se at det er “Alex” som skal prioriteres inn.

Gå deretter inn i bemanningsplanen, og finn den aktuelle koden, for deretter å “bestille” Alex på den aktuelle koden.

Det Dynamon her leser, er at det skal være 4 personer på D2 mandager. Av disse fire skal det være to som har sertifikat, og én som har spesialkompetansen “Alex”. Det er det bare Alexander som har, så da vil han prioriteres inn her. Følgende kan gjøres resten av uken der det er ønskelig at Alexander skal jobbe.

Når ansatte kun skal jobbe noen av helgene sine som langvakter, må du fortelle Dynamon hvilke helger det er snakk om. Sjekk først at den ansatte har Helgenevaktkodene som skal brukes på helg. Fordel deretter helgene til den ansatte i helgeplanleggeren med startuke og frekvens. Den ansatte har da fått tildelt helger, men ikke hvilke vakter som skal jobbes når.

Gå deretter inn i “Annet fravær” og finn den aktuelle ansatte, og legg til en ny ansattilpasning.

Eksempelet over viser først den ansattes tilgjengelighet. Her kan du enkelt se hvilke helger som er tildelt den ansatte (de sterke fargene nederst hver tredje uke).

Hver farge viser hvilke vaktkategorier den ansatte kan gå. I eksempelet er det ønskelig at den ansatte skal jobbe langvakter (oransje) i uke 12, 18, 24 osv, altså i et intervall hver 6. uke.

Den ansatte blokkeres derfor for dagvakter, kveldsvakter og nattevakter hver 6. helg fra 16.03.2026.

Etter å ha lagret denne ansattilpasningen, vil de andre fargene forsvinne fra de aktuelle helgene, og den ansatte står igjen med oransje prikker hver 6. helg - langvakter.

Dette skjer ofte når man har valgt å ikke la Dynamon legge helligdager for deg i avdelingsoppsettet, samt tillate Dynamon å legge F3 for deg i turnusen under “heligdagsplanleggeren”.

Hvis du da sier at en ansatt skal jobbe Skjærtorsdag, men ikke Langfredag, vil Dynamon tildele F3 på Langfredag.

Dynamon legger ikke kveldsvakt og langvakt før F3, noe som da fremtvinger at den ansatte da får dagvakt.

Hvis en ansatte derimot skal jobbe både Skjærtorsdag og Langfredag, vil han/hun kunne få kveldsvakt eller evt. langvakt på Skjærtorsdag.

For å best mulig styre og “eie” helligdagene i din turnus, anbefaler vi derfor å ikke tillate Dynamon å automatisk generere helligdager, samt skru av for at F3 skal tildeles.

På den måten vil bemanningsplanen på helligdager fylles med de ansatte du ønsker, og du vil ikke få problemer med kveldsvakt før F3.

Dette fordrer da at du selv legger F3 i etterkant i eget turnussystem.