Å lage turnus handler ikke bare om å fylle vakter. Det handler om å sikre at riktig kompetanse er på riktig sted til riktig tid, og at belastningen fordeles på en måte som fungerer over tid. Det er først når man ser bemanning, kompetanse, ansvar og arbeidsbelastning i sammenheng, at man får et reelt bilde av hvor robust turnusen er.
Hvis man bare teller antall ansatte, kan viktige utfordringer bli liggende skjult.
En vakt kan være dekket i antall personer, men likevel mangle nødvendig kompetanse. En helg kan se grei ut i planen, men være avhengig av én eller to nøkkelpersoner. En avdeling kan ha nok ansatte totalt, men fortsatt få problemer fordi kompetansen ikke er fordelt godt nok gjennom døgnet, uken eller turnusperioden.
Da er ikke spørsmålet bare om vaktene er fylt. Spørsmålet er om turnusen faktisk tåler driften den skal støtte.
Bemanning handler ofte om antall personer på jobb. Kompetanse handler om hva disse personene kan gjøre, hvilket ansvar de kan ta, og hvilke oppgaver de kan ivareta forsvarlig.
I helse og omsorg er dette skillet viktig.
To vakter kan se like ut i antall ansatte, men være svært forskjellige i praksis. Den ene kan ha riktig fordeling av sykepleierkompetanse, fagarbeidere og assistenter. Den andre kan ha samme antall personer, men mangle nøkkelkompetanse på et kritisk tidspunkt.
På papiret kan begge vaktene være bemannet. I praksis er bare den ene robust nok.
Derfor er det ikke tilstrekkelig å se på hvor mange som er satt opp på vakt. Man må også se på hvilken kompetanse som faktisk er tilgjengelig, og om den er plassert der behovet er størst.
En vanlig utfordring oppstår når viktig kompetanse er samlet hos for få personer.
Det kan være én sykepleier som ofte må dekke bestemte vakter. Det kan være noen få ansatte som alltid blir avgjørende for at helgene skal gå opp. Det kan være enkelte personer som både dekker faglig ansvar, koordinerer drift og samtidig blir løsningen når det oppstår fravær.
Dette kan fungere en stund. Men det gjør turnusen mindre fleksibel.
Hvis én nøkkelperson blir syk, får ferie, slutter eller ikke kan ta en bestemt helg, kan store deler av planen måtte bygges om. Da viser det seg at problemet ikke nødvendigvis var mangel på ansatte totalt, men at for mye ansvar og kompetanse var bundet opp i for få personer.
En robust turnus bør ikke bare spørre: Har vi nok folk?
Den bør også spørre: Er vi for avhengige av noen få?
En annen utfordring oppstår når høy kompetanse brukes på oppgaver som andre kunne ha gjort.
I en travel hverdag er dette lett å forstå. Oppgavene skal løses, og den som har kompetanse, tar ofte ansvar. Men over tid kan det skape et kunstig kompetanseunderskudd.
Hvis sykepleiere bruker mye tid på oppgaver som kunne vært ivaretatt av andre yrkesgrupper, kan det se ut som man mangler sykepleiere. I realiteten kan noe av utfordringen handle om oppgavedeling og planlegging.
Det betyr ikke at oppgaver skal flyttes ukritisk.
Det betyr at man må se nøye på hva som faktisk krever hvilken kompetanse, og hvordan oppgavene kan fordeles på en forsvarlig måte.
God turnusplanlegging handler derfor ikke bare om hvem som er på jobb. Den handler også om hva de skal gjøre, hvilket ansvar de har, og hvordan kompetansen brukes gjennom vakten.
Kompetansefordeling blir særlig synlig i helgene.
I ukedagene er det ofte flere ansatte på jobb, flere ledere tilgjengelig og mer fleksibilitet i driften. I helgene er marginene mindre. Da blir det tydeligere om riktig kompetanse er fordelt godt nok, eller om turnusen er avhengig av noen få personer for å fungere.
Det kan være nok ansatte på jobb i helgen, men likevel for få med riktig kompetanse. Det kan også være riktig kompetanse til stede, men fordelt på en måte som gir høy belastning for enkelte ansatte.
Når helgene blir vanskelige, bør man derfor ikke bare spørre om det mangler folk. Man bør også spørre om kompetansen er robust nok fordelt.
Når en turnus ser bemannet ut, men likevel oppleves svak i praksis, kan det være nyttig å undersøke noen konkrete forhold:
Dette er spørsmål som ikke alltid kan besvares ved å se på én enkelt vakt. Ofte må man se mønstre over tid.
Når turnusen ikke går opp, er det naturlig å tenke at man trenger flere ansatte.
Noen ganger er det riktig. Men flere ansatte løser ikke nødvendigvis problemet hvis utfordringen egentlig handler om hvordan kompetanse, ansvar og belastning er fordelt.
Hvis riktig kompetanse fortsatt er samlet hos for få personer, vil turnusen fortsatt være lite fleksibel. Hvis oppgaver fortsatt ikke fordeles riktig, kan nøkkelkompetanse fortsatt bli brukt feil. Hvis helgene fortsatt er avhengige av de samme ansatte, kan belastningen fortsatt bli for høy.
Derfor bør bemanningsplanlegging ikke bare handle om å dekke vakter.
Den bør handle om å forstå hva slags bemanning som trengs, hvor kompetansen må være, og hva som skal til for at turnusen tåler både drift, fravær og variasjon over tid.
Det er ikke nok å vite hvor mange som er på jobb.
Man må også vite om riktig kompetanse er tilgjengelig, om belastningen er bærekraftig, og om turnusen er for avhengig av enkeltpersoner.
Når dette blir synlig tidlig, blir det lettere å gjøre gode vurderinger før neste turnusperiode settes opp.
Da kan man se om problemet handler om antall ansatte, kompetansefordeling, oppgavedeling, helgebelastning eller en kombinasjon av flere forhold.
En god turnus er ikke bare en plan der alle vaktene er fylt. Det er en plan som henger sammen i praksis.