Når turnusen er ferdig, er det lett å se resultatet.
Det er vanskeligere å se vurderingene som førte frem til det.
Hvorfor ble bemanningen lagt på dette nivået? Hvordan ble behovet for kompetanse vurdert? Hvilke risikoer ved arbeidstidsordningen ble identifisert? Hvem ble involvert – og hvilke alternativer ble vurdert?
God dokumentasjon gjør disse vurderingene synlige.
En arbeidsplan viser hvem som skal arbeide når. Men den forteller ikke nødvendigvis hvorfor turnusen ser ut som den gjør.
Derfor kan det være nyttig å dokumentere beslutningsgrunnlaget underveis i turnusarbeidet.
Det kan blant annet omfatte:
Dokumenter underveis i prosessen. Det er enklere å beskrive hvorfor en vurdering ble gjort når den faktisk gjøres, enn å rekonstruere beslutningsgrunnlaget flere måneder senere.
Et naturlig utgangspunkt er å dokumentere hvilket behov turnusen skal dekke.
Hvor mange medarbeidere trengs på ulike tidspunkter? Hvilken kompetanse må være tilgjengelig? Når er arbeidsbelastningen størst? Finnes det perioder eller oppgaver som krever ekstra kapasitet?
Dette gjør det lettere å forstå hvorfor bemanningen er organisert slik den er.
Det gir også et bedre grunnlag for senere evaluering. Hvis behovene endrer seg, kan man sammenligne den opprinnelige vurderingen med det man faktisk ser i driften.
Det bør også være mulig å se hvordan arbeidstidsordningen er vurdert.
Det gjelder særlig dersom turnusen inneholder forhold som kan gi økt belastning, for eksempel lange vakter, nattarbeid, mange vakter etter hverandre eller redusert hviletid der lov- og avtaleverket åpner for det.
Her er det nyttig å dokumentere både hvilke risikofaktorer som er identifisert, hvordan de er vurdert og hvilke tiltak som eventuelt er satt inn.
Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstidsordningene ikke utsetter arbeidstakerne for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, og at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn.
Arbeidsmiljøloven stiller også krav til systematisk HMS-arbeid og til kartlegging og vurdering av risiko i virksomheten.
Turnusarbeid skjer ikke i et vakuum. Ansatte og tillitsvalgte kan ha ulike roller gjennom prosessen, og arbeidsmiljøloven stiller blant annet krav til samarbeid med tillitsvalgte om arbeidsplanen.
Det kan derfor være nyttig å dokumentere:
Dokumentasjon av medvirkning betyr ikke at alle innspill skal føre til den løsningen som blir valgt. Men den kan gjøre prosessen og beslutningsgrunnlaget tydeligere.
At ansatte og tillitsvalgte skal involveres, betyr ikke nødvendigvis at de har beslutningsansvaret. I hovedguiden «Hvem bestemmer turnusen?» går vi nærmere inn på forskjellen mellom medvirkning, drøfting, avtale og beslutning.
Dokumentasjon har også en verdi etter at turnusen er tatt i bruk.
Da kan man sammenligne det man forventet da turnusen ble laget, med det som faktisk skjedde.
Ble bemanningen tilstrekkelig når belastningen var størst? Hadde man riktig kompetanse på jobb? Oppsto det mye overtid eller behov for ekstravakter? Ble enkelte vakter mer belastende enn forventet? Fungerte turnusen slik man hadde tenkt for pasienter, brukere og medarbeidere?
Hvis vurderingene fra planleggingsfasen er dokumentert, blir det enklere å finne ut hva som bør beholdes – og hva som bør endres neste gang.
Bruk dokumentasjonen som utgangspunkt for evaluering. Sammenlign forutsetningene turnusen ble bygget på med erfaringene fra faktisk drift, og juster når behov, belastning eller andre forhold endrer seg.
Målet er ikke å dokumentere mest mulig.
Målet er å kunne vise hva som ble vurdert, hvorfor løsningen ble valgt og hvilket grunnlag beslutningen bygget på.
Det gjør turnusarbeidet mer transparent. Det gjør det lettere å evaluere resultatet. Og det gir et bedre utgangspunkt når neste turnus skal planlegges.
I hovedguiden «Hvordan bygger du en forsvarlig turnus?» går vi gjennom behov, bemanning og kompetanse, arbeidstid, faglig forsvarlige tjenester, medvirkning, økonomi og dokumentasjon – og hvordan vurderingene kan tas i riktig rekkefølge.