Hva bør dokumenteres når en turnus utarbeides?

Når turnusen er ferdig, er det lett å se resultatet.

Det er vanskeligere å se vurderingene som førte frem til det.

Hvorfor ble bemanningen lagt på dette nivået? Hvordan ble behovet for kompetanse vurdert? Hvilke risikoer ved arbeidstidsordningen ble identifisert? Hvem ble involvert – og hvilke alternativer ble vurdert?

God dokumentasjon gjør disse vurderingene synlige.

Dokumenter vurderingene – ikke bare resultatet

En arbeidsplan viser hvem som skal arbeide når. Men den forteller ikke nødvendigvis hvorfor turnusen ser ut som den gjør.

Derfor kan det være nyttig å dokumentere beslutningsgrunnlaget underveis i turnusarbeidet.

Det kan blant annet omfatte:

• hvilket bemanningsbehov som er lagt til grunn
• hvordan behovet varierer gjennom døgnet og uken
• hvilken kompetanse som må være tilgjengelig
• hvordan arbeidstidsordningen er vurdert
• identifiserte risikoer og belastninger
• hvordan hensynet til faglig forsvarlige tjenester er vurdert
• hvordan ansatte og tillitsvalgte er involvert
• hvilke alternativer som er vurdert
• begrunnelsen for løsningen som ble valgt

Start med behovet

Et naturlig utgangspunkt er å dokumentere hvilket behov turnusen skal dekke.

Hvor mange medarbeidere trengs på ulike tidspunkter? Hvilken kompetanse må være tilgjengelig? Når er arbeidsbelastningen størst? Finnes det perioder eller oppgaver som krever ekstra kapasitet?

Dette gjør det lettere å forstå hvorfor bemanningen er organisert slik den er.

Det gir også et bedre grunnlag for senere evaluering. Hvis behovene endrer seg, kan man sammenligne den opprinnelige vurderingen med det man faktisk ser i driften.

Dokumenter vurderingen av arbeidstiden

Det bør også være mulig å se hvordan arbeidstidsordningen er vurdert.

Det gjelder særlig dersom turnusen inneholder forhold som kan gi økt belastning, for eksempel lange vakter, nattarbeid, mange vakter etter hverandre eller redusert hviletid der lov- og avtaleverket åpner for det.

Her er det nyttig å dokumentere både hvilke risikofaktorer som er identifisert, hvordan de er vurdert og hvilke tiltak som eventuelt er satt inn.

Gjør medvirkningen synlig

Turnusarbeid skjer ikke i et vakuum. Ansatte og tillitsvalgte kan ha ulike roller gjennom prosessen, og arbeidsmiljøloven stiller blant annet krav til samarbeid med tillitsvalgte om arbeidsplanen.

Det kan derfor være nyttig å dokumentere:

• hvem som har vært involvert
• når de ble involvert
• hvilke innspill som kom frem
• hvilke vurderinger innspillene førte til
• eventuelle avtaler som er inngått

Dokumentasjon av medvirkning betyr ikke at alle innspill skal føre til den løsningen som blir valgt. Men den kan gjøre prosessen og beslutningsgrunnlaget tydeligere.

Dokumentasjonen gjør det lettere å evaluere

Dokumentasjon har også en verdi etter at turnusen er tatt i bruk.

Da kan man sammenligne det man forventet da turnusen ble laget, med det som faktisk skjedde.

Ble bemanningen tilstrekkelig når belastningen var størst? Hadde man riktig kompetanse på jobb? Oppsto det mye overtid eller behov for ekstravakter? Ble enkelte vakter mer belastende enn forventet? Fungerte turnusen slik man hadde tenkt for pasienter, brukere og medarbeidere?

Hvis vurderingene fra planleggingsfasen er dokumentert, blir det enklere å finne ut hva som bør beholdes – og hva som bør endres neste gang.

God dokumentasjon gjør vurderingene etterprøvbare

Målet er ikke å dokumentere mest mulig.

Målet er å kunne vise hva som ble vurdert, hvorfor løsningen ble valgt og hvilket grunnlag beslutningen bygget på.

Det gjør turnusarbeidet mer transparent. Det gjør det lettere å evaluere resultatet. Og det gir et bedre utgangspunkt når neste turnus skal planlegges.