Medarbeidere kan ha mange gode grunner til å ønske bestemte arbeidstider, fridager eller begrensninger i turnusen. Noen ganger handler det om et behov arbeidsgiver må vurdere særskilt. Andre ganger handler det om ønsker og preferanser som må ses i sammenheng med resten av turnusen.
Forskjellen er viktig. Ikke fordi vanlige ønsker er uviktige, men fordi arbeidsgivers ansvar og handlingsrom kan være forskjellig avhengig av hva behovet faktisk består i.
Arbeidsgiver har plikt til å vurdere tilrettelegging når en medarbeider har behov som gjør det vanskelig å utføre arbeidet på vanlig måte. Ved redusert arbeidsevne gjelder det en særskilt tilretteleggingsplikt, og arbeidstakere med funksjonsnedsettelse kan også ha rett til individuell tilrettelegging.
Slike behov bør derfor ikke behandles på samme måte som et vanlig ønske om for eksempel en bestemt fridag eller å slippe enkelte typer vakter.
Nødvendig tilrettelegging krever en konkret vurdering av medarbeiderens situasjon og hva virksomheten kan gjøre. Vanlige ønsker om arbeidstid kan også tas hensyn til, men må vurderes opp mot bemanning, kompetanse, arbeidsmiljø og resten av turnusen.
At et ønske ikke følger av en særskilt tilretteleggingsplikt, betyr ikke at det bør avvises.
Fleksibilitet kan ha stor betydning for hvordan arbeid og privatliv fungerer sammen. Et ønske om fri på bestemte tidspunkt, færre nattevakter eller en bestemt rytme i turnusen kan derfor være viktig for medarbeideren.
Men slike ønsker kan ikke alltid vurderes isolert. Hvis én medarbeider slipper en bestemt vakt, må vakten fortsatt dekkes. Belastningen kan flyttes til andre, kompetansen på vakten kan endres, eller det kan oppstå behov for ekstravakter.
Derfor bør lederen også spørre: Hva betyr denne tilpasningen for resten av laget og for turnusen som helhet?
Før arbeidsgiver vurderer en løsning, er det nyttig å forstå hva medarbeideren faktisk trenger.
Hvis en medarbeider for eksempel sier «jeg kan ikke jobbe natt», kan dialogen gå videre med spørsmål som:
Poenget er ikke at medarbeideren skal måtte argumentere for hvert ønske. Målet er å få et godt nok bilde av situasjonen til at arbeidsgiver kan gjøre en reell og saklig vurdering.
Unngå å samle alle behov og ønsker i én kategori. Avklar først hva medarbeideren faktisk trenger, og vurder deretter hvilke løsninger som kan fungere både for medarbeideren og for virksomheten.
Selv når det foreligger et reelt behov for tilrettelegging, må løsningen vurderes konkret.
Virksomhetens oppgaver, størrelse, bemanning og arbeidsmiljø kan ha betydning for hvilke tiltak som er mulige. Det er også relevant å se på hvordan en løsning påvirker kollegene og fordelingen av belastning over tid.
En god løsning bør derfor så langt som mulig hjelpe medarbeideren uten at belastningen systematisk flyttes over på andre.
Når forskjellen mellom tilretteleggingsbehov og vanlige ønsker er tydelig, blir det enklere å ha gode samtaler om turnusen.
Medarbeideren vet at behov blir tatt på alvor. Lederen får et bedre grunnlag for å vurdere hvilke tiltak som er nødvendige og mulige. Og resten av avdelingen får større forutsigbarhet i hvordan individuelle ordninger vurderes.
Målet er ikke å si ja til alt eller nei til mest mulig. Målet er å forstå hva behovet er – og finne løsninger som fungerer i helheten.
I hovedguiden Elefanten i rommet: Hvor går grensen for tilpasninger i turnus? ser vi nærmere på tilrettelegging, medarbeiderønsker, rettferdig fordeling, dokumentasjon og hvordan individuelle hensyn kan vurderes opp mot resten av turnusen.