Kunnskapsbibliotek for turnus og bemanningsplanlegging

Hvordan bygger du en forsvarlig turnus?

En god turnus skal få mange hensyn til å fungere samtidig.

Ønsketurnus
En forsvarlig turnus starter med behovet. Før vaktene fordeles, må bemanningsbehov, kompetanse, arbeidsbelastning og hensynet til pasienter og brukere vurderes.

En god turnus må få flere hensyn til å fungere samtidig. Den skal dekke behovet for bemanning og kompetanse, gi medarbeiderne en arbeidstid de kan stå i over tid, følge lov- og avtaleverket og gjøre det mulig å levere forsvarlige tjenester.

Derfor kan en turnus ikke vurderes bare ut fra om vaktene «går opp».

I denne guiden ser vi på hvilke vurderinger som bør gjøres før turnusen fastsettes – og hvordan de kan tas i riktig rekkefølge.

📘 Forsvarlig arbeidstidsordning Arbeidsmiljøloven krever at arbeidstidsordningen ikke utsetter arbeidstakerne for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, og at sikkerheten kan ivaretas. Det er arbeidsgiver som har ansvar for å vurdere om arbeidstidsordningen er forsvarlig.

1. Start med behovet – ikke med vaktene

Før man begynner å plassere medarbeidere i en turnus, må man vite hvilket behov turnusen skal dekke.

Når trenger tjenesten flest medarbeidere? Når er belastningen størst? Hvilken kompetanse må være tilgjengelig? Er behovet det samme gjennom hele døgnet og hele uken?

Hvis man begynner med vaktene før disse spørsmålene er besvart, er det lett å ende med en turnus som ser riktig ut på papiret, men som ikke passer behovet i tjenesten.

En god turnus starter derfor med bemanningsbehovet.

💡 Anbefalt praksis

Kartlegg bemanningsbehovet gjennom døgnet og uken før dere begynner å fordele vakter. Skill mellom hvor mange medarbeidere dere trenger og hvilken kompetanse som faktisk må være til stede.

2. Riktig bemanning handler om mer enn antall ansatte

To vakter med like mange medarbeidere kan ha svært ulik bemanning.

Forskjellen kan ligge i kompetanse, erfaring, oppgaver eller behovene til pasientene og brukerne.

Derfor er det ikke nok å spørre:

Har vi nok folk på jobb?

Man må også spørre:

Har vi riktig kompetanse på jobb når den trengs?

I helse- og omsorgstjenesten må bemanningen gjøre det mulig å levere faglig forsvarlige tjenester. Det betyr at lederen må vurdere både bemanningsbehov, kompetansesammensetning, kontinuitet, arbeidsbelastning og pasientenes og brukernes behov.

📘 Ingen generell bemanningsnorm

Det finnes som hovedregel ikke ett bestemt antall ansatte som automatisk gjør en bemanning forsvarlig. To avdelinger med like mange pasienter kan ha ulike behov for bemanning og kompetanse.

Riktig bemanning handler derfor både om hvor mange som er på jobb, hvem som er på jobb og hvilket behov de skal dekke.

3. Arbeidstiden må kunne forsvares

At en turnus holder seg innenfor grensene for arbeidstid, betyr ikke automatisk at arbeidstidsordningen er forsvarlig.

Arbeidstilsynet peker blant annet på turnusarbeid, nattarbeid, gjennomsnittsberegning og utvidet overtidsbruk som arbeidstidsordninger som kan kreve nærmere vurdering.

Derfor må man se på mer enn hver enkelt vakt. Det er den samlede belastningen over tid som må vurderes.

Man må blant annet se på:

  • lengden på vaktene
  • antall vakter etter hverandre
  • nattarbeid
  • hvile mellom vaktene
  • samlet arbeidsbelastning
  • muligheten for restitusjon
  • risiko knyttet til tretthet og feil
⚖️ Lovverket sier

Arbeidsmiljøloven har konkrete regler om blant annet arbeidstid, hvile, nattarbeid og søndagsarbeid. Hovedregelen er minst 11 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av 24 timer og 35 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av sju dager.

Lov- og avtaleverket åpner i enkelte situasjoner for andre ordninger. At en arbeidstidsordning kan avtales, betyr likevel ikke at arbeidsgiver slipper å vurdere om den er forsvarlig.

Lovlige rammer er derfor utgangspunktet. Forsvarligheten må vurderes i tillegg.

4. Turnusen må også gi forsvarlige tjenester

Forsvarlig arbeidstid er bare én del av vurderingen. I helse- og omsorgstjenesten må lederen også vurdere om bemanningen og kompetansen gjør det mulig å gi pasienter og brukere forsvarlige tjenester.

Det handler ikke bare om hvor mange som er på jobb. Behovet kan variere gjennom døgnet og uken, og ulike oppgaver krever ulik kompetanse. Lederen må derfor vurdere om riktig kompetanse er tilgjengelig når den trengs, om bemanningen er tilpasset behovene i tjenesten, og om arbeidsbelastningen gjør det mulig å utføre oppgavene på en faglig forsvarlig måte.

En turnus bør derfor vurderes ut fra flere spørsmål:

  • Er det tilstrekkelig bemanning når behovet er størst?
  • Er nødvendig kompetanse tilgjengelig gjennom hele døgnet?
  • Er det tilstrekkelig kontinuitet i tjenestene?
  • Gir arbeidsbelastningen medarbeiderne mulighet til å utføre oppgavene forsvarlig?
  • Kan turnusen øke risikoen for feil eller uønskede hendelser?
  • Ivaretar bemanningen pasientenes og brukernes behov?

Disse vurderingene må ses i sammenheng. En turnus kan se riktig ut målt i antall timer og ansatte, men likevel være dårlig tilpasset behovet i tjenesten.

Det er derfor ikke nok å spørre om turnusen går opp.

Lederen må også kunne svare på om den gir grunnlag for forsvarlige tjenester.

5. Medvirkning gir et bedre beslutnings­grunnlag

Lederen har ansvaret for den samlede vurderingen, men trenger ikke gjøre den alene.

Medarbeiderne kjenner arbeidshverdagen og kan bidra med erfaringer om arbeidsbelastning, arbeidsflyt og hvordan dagens arbeidstidsordning fungerer i praksis.

Tillitsvalgte og verneombud har andre roller. Tillitsvalgte ivaretar arbeidstakernes interesser i spørsmål om blant annet arbeidstid og avtaler, mens verneombudet skal ivareta arbeidsmiljøperspektivet.

Når de riktige personene involveres tidlig, får lederen et bedre grunnlag for å vurdere om den planlagte turnusen faktisk vil fungere i praksis.

Medvirkning flytter ikke beslutningsansvaret. Den gir et bedre grunnlag for beslutningen.

💡 Vil du lese mer?

Hvem skal involveres, og hvem har beslutningsansvaret når en ny turnus skal utarbeides?

Les hovedguiden «Hvem bestemmer turnusen?» →

6. Økonomi er en del av vurderingen

En turnus må også fungere økonomisk.

Men det er ikke nok å se på hva grunnturnusen koster på papiret. Det interessante er hva bemanningen faktisk koster når turnusen møter arbeidshverdagen.

Hvis bemanningen er for knapp eller dårlig tilpasset behovet, kan resultatet bli flere ekstravakter, merarbeid, overtid eller innleie. Høyt sykefravær kan også gjøre en sårbar turnus enda dyrere.

Derfor bør økonomi vurderes sammen med bemanningsbehov, kompetanse og arbeidsbelastning.

En økonomisk bærekraftig turnus er ikke nødvendigvis den som ser billigst ut når den planlegges, men den som også fungerer når den tas i bruk.

💡 Anbefalt praksis

Se på mer enn kostnaden i grunnturnusen. Vurder også hvor sårbar planen er for fravær, variasjoner i bemanningsbehovet og behov for ekstravakter, merarbeid, overtid eller innleie.

7. Dokumenter vurderingene

En god turnusprosess bør gjøre det mulig å forstå hvorfor den valgte løsningen ble valgt.

Dokumentasjonen bør derfor følge arbeidet med turnusen – ikke komme som en begrunnelse i etterkant.

Det bør blant annet være mulig å se:

  • Hvilket bemanningsbehov ble lagt til grunn?
  • Hvordan ble behovet for kompetanse vurdert?
  • Hvilke arbeidsmiljømessige risikoer ble identifisert?
  • Hvem ble involvert i prosessen?
  • Hvilke alternativer og tiltak ble vurdert?

God dokumentasjon gjør vurderingene lettere å etterprøve. Den gir også et bedre utgangspunkt når turnusen senere skal evalueres og justeres.

💡 Anbefalt praksis

Målet er ikke å dokumentere mest mulig, men å kunne vise hvilke vurderinger som ligger bak turnusen.

FAQ

Ofte stilte spørsmål

Kort oppsummert

En forsvarlig turnus handler om mer enn å få vaktene til å gå opp. Den må bygge på behovet i tjenesten og ta hensyn til bemanning, kompetanse, arbeidstid, arbeidsmiljø og forsvarlige tjenester.

Før turnusen fastsettes, bør lederen derfor kunne svare på noen grunnleggende spørsmål:

  • Behov: Når trenger tjenesten bemanning, og hvor stort er behovet?
  • Bemanning og kompetanse: Er det nok medarbeidere på jobb – og er riktig kompetanse tilgjengelig når den trengs?
  • Arbeidstid: Er den samlede belastningen, hvilen og muligheten for restitusjon forsvarlig?
  • Tjenester: Gjør bemanningen det mulig å levere forsvarlige tjenester til pasienter og brukere?
  • Medvirkning: Er medarbeidere, tillitsvalgte og verneombud involvert der de skal?
  • Økonomi: Fungerer turnusen økonomisk også når den møter den faktiske driften?
  • Dokumentasjon: Kan dere vise hvilke vurderinger som ligger til grunn for den valgte løsningen?
💡 Kort huskeregel

En god turnus bygges ved å gjøre de riktige vurderingene i riktig rekkefølge – og ved å evaluere hvordan den faktisk fungerer når den tas i bruk.

HildeOm forfatteren

Denne artikkelen bygger på erfaring fra praktisk turnusplanlegging i norske kommuner, kombinert med gjeldende lovverk, tariffavtaler og anbefalt praksis.

Hilde Ulvik
Daglig leder i Dynamon

Hilde har arbeidet med turnus- og bemanningsplanlegging i helse- og omsorgssektoren gjennom mange år. Erfaringene fra dette arbeidet danner grunnlaget for Dynamons faglige anbefalinger og løsninger.

2-3

Om kunnskapsbiblioteket

Denne artikkelen er en del av Dynamons kunnskapsbibliotek om turnus og bemanningsplanlegging.

Biblioteket samler fagartikler, maler og praktiske ressurser som hjelper ledere med å planlegge og dokumentere turnus på en faglig, juridisk og praktisk god måte.

Innholdet bygger på:

  • Gjeldende lovverk
  • Aktuelle tariffavtaler
  • Erfaring fra praktisk turnusplanlegging i norske kommuner

Dynamon skiller tydelig mellom hva som følger av lov, avtaleverk og anbefalt praksis.

Fordyp deg i temaet

 
Må tillitsvalgte godkjenne turnusen?

Må tillitsvalgte godkjenne turnusen?

Mange tror at tillitsvalgte må godkjenne en turnus før den kan tas i bruk. Les hvilken rolle tillitsvalgte faktisk har – og hvor beslutningsansvaret ligger.

Medvirkning betyr ikke at alle får viljen sin

Medvirkning betyr ikke at alle får viljen sin

God medvirkning handler om å lytte, involvere og vurdere innspill. Det betyr ikke at alle ønsker kan eller skal innfris.

Hva er forskjellen på medvirkning og medbestemmelse?

Hva er forskjellen på medvirkning og medbestemmelse?

Begrepene brukes ofte om hverandre, men betyr ikke det samme. Her forklarer vi forskjellen – og hvorfor den er viktig i turnusarbeidet.

Kan en leder endre en publisert turnus?

Kan en leder endre en publisert turnus?

En publisert turnus gir forutsigbarhet, men noen ganger må den endres. Les hva du bør vurdere når endringer blir nødvendige.

Hva er arbeidsgivers styringsrett?

Hva er arbeidsgivers styringsrett?

Styringsrett betyr ikke at arbeidsgiver kan gjøre hva som helst. Les hva begrepet innebærer, og hvilke rammer som gjelder.

Må ansatte få alle turnusønskene sine oppfylt?

Må ansatte få alle turnusønskene sine oppfylt?

Ansattes ønsker er viktige, men turnusen må også ivareta drift, lovverk og en rettferdig fordeling av belastningen.

Når bør tillitsvalgte involveres i turnusarbeidet?

Når bør tillitsvalgte involveres i turnusarbeidet?

Tidlig involvering gir ofte bedre beslutninger og færre konflikter. Se hvorfor tidspunktet kan være like viktig som selve dialogen.

Hvorfor oppstår konflikter om turnus?

Hvorfor oppstår konflikter om turnus?

Konflikter handler ofte mindre om vaktene og mer om prosessen. Les hvordan tydelige roller og forventninger kan forebygge uenighet.