Kunnskapsbibliotek for turnus og bemanningsplanlegging

Hvordan lager du en god bemanningsplan?

En god bemanningsplan viser hvor mange medarbeidere du trenger, hvilken kompetanse som må være til stede – og når behovet faktisk oppstår.

Bemanningsplanen er grunnlaget for turnusen. Den beskriver hvor mange medarbeidere og hvilken kompetanse tjenesten trenger gjennom døgnet og uken.

En bemanningsplan er grunnlaget for turnusarbeidet. Den beskriver hvor mange medarbeidere tjenesten trenger på ulike tidspunkt, og hvilken kompetanse som må være tilgjengelig for at oppgavene skal kunne løses på en god og forsvarlig måte.

Det kan være fristende å ta utgangspunkt i dagens turnus og spørre hvordan vaktene skal fordeles. Men hvis bemanningsplanen først og fremst bygger på hvordan man alltid har gjort det, risikerer man å videreføre en bemanning som ikke lenger samsvarer med behovet. Arbeidsmengde, oppgaver, brukerbehov og kompetansekrav kan variere både gjennom døgnet, gjennom uken og over tid.

En god bemanningsplan starter derfor med å kartlegge selve behovet. Først når man vet når det trengs folk, hvor mange som trengs og hvilken kompetanse som må være til stede, har man et godt grunnlag for å begynne å bygge turnusen.

📘 Hva er en bemanningsplan? En bemanningsplan beskriver behovet for bemanning og kompetanse gjennom døgnet og uken. Turnusen beskriver deretter hvordan medarbeiderne og vaktene fordeles for å dekke dette behovet.

1. Start med behovet – ikke med dagens bemanning

En bemanningsplan bør ta utgangspunkt i behovet i tjenesten, ikke i hvor mange medarbeidere som tilfeldigvis er satt opp på jobb i dagens turnus.

Behovet kan variere betydelig gjennom både døgnet og uken. Noen tidspunkt krever flere medarbeidere enn andre, og enkelte oppgaver krever at bestemt kompetanse er tilgjengelig. Derfor må man først få et bilde av når arbeidsbelastningen er størst, hvilke oppgaver som skal løses og hvilken kompetanse som trengs.

Hvis man begynner med dagens bemanning og forsøker å få den til å passe, er det lett å videreføre gamle mønstre uten å undersøke om de fortsatt samsvarer med behovet.

En god bemanningsplan starter derfor med spørsmålet: Hva trenger tjenesten – og når trenger den det?

💡 Anbefalt praksis

Kartlegg behovet gjennom hele døgnet og uken før dere fastsetter bemanningen. Se både på arbeidsmengde, oppgaver og hvilken kompetanse som må være tilgjengelig på ulike tidspunkt.

2. Behovet varierer gjennom døgnet og uken

En god bemanningsplan tar høyde for at behovet sjelden er det samme hele tiden.

Arbeidsbelastningen kan være høy på bestemte tider av døgnet, enkelte dager kan kreve mer bemanning enn andre, og noen oppgaver må løses når bestemt kompetanse er tilgjengelig.

Derfor er det ikke nok å fastsette ett generelt bemanningsnivå for hele dagen eller uken. Bemanningsplanen bør vise når behovet oppstår, hvor stort det er og hvordan det varierer over tid.

Det kan for eksempel være nyttig å se på:

Når på døgnet arbeidsbelastningen er størst
Om behovet er forskjellig på hverdag og helg
Når bestemte oppgaver eller aktiviteter gjennomføres
Når det er behov for særskilt kompetanse
Om enkelte perioder er mer sårbare for fravær eller uforutsette hendelser

Når variasjonene blir synlige, blir det også lettere å vurdere om bemanningen faktisk følger behovet – eller om den først og fremst følger gamle vaktmønstre.

💡 Anbefalt praksis

Se på bemanningsbehovet time for time og dag for dag der det er nødvendig. En bemanningsplan bør gjenspeile variasjonene i tjenesten, ikke bare beskrive et gjennomsnitt.

Vaktlengdene kan også tilpasses behovet

Når behovet varierer gjennom døgnet og uken, trenger heller ikke alle vakter å ha samme lengde. Vaktlengder og plassering av vakter kan brukes som virkemidler for å få bemanningen til å følge arbeidsbelastningen bedre.

På tidspunkter med høy aktivitet eller særskilt behov for kompetanse kan det for eksempel være hensiktsmessig med kortere eller overlappende vakter som styrker bemanningen i de mest belastede periodene. I roligere perioder kan andre vaktlengder være mer hensiktsmessige, så lenge løsningene er forsvarlige og innenfor gjeldende rammer.

Poenget er at bemanningsbehovet ikke nødvendigvis bør tilpasses en fast vaktstruktur. Vaktstrukturen kan også tilpasses behovet.

3. Finn ut hvilken bemanning behovet faktisk krever

Når behovet er kartlagt gjennom døgnet og uken, kan man begynne å beskrive hvilken bemanning som skal til for å dekke det.

Det handler ikke bare om å sette et antall medarbeidere på hver vakt. Bemanningen må ses i sammenheng med oppgavene som skal løses, hvor krevende de er og hvilken kompetanse som må være tilgjengelig på ulike tidspunkt.

To tidsrom med omtrent samme arbeidsmengde kan derfor kreve ulik bemanning. Noen oppgaver kan løses av flere yrkesgrupper, mens andre krever bestemt fagkompetanse, erfaring eller ansvar. Det kan også være tidspunkt der flere krevende oppgaver skjer samtidig, og hvor bemanningen derfor må være høyere enn antallet oppgaver isolert sett skulle tilsi.

Det kan være nyttig å beskrive bemanningsbehovet med to spørsmål:

Hvor mange medarbeidere trenger vi?
Hvilken kompetanse må være til stede?

Disse spørsmålene må vurderes sammen. En vakt kan ha riktig antall medarbeidere og likevel være sårbar dersom nødvendig kompetanse mangler. På samme måte kan riktig kompetanse være til stede, men bemanningen være for knapp til at oppgavene kan løses på en forsvarlig måte.

📘 Antall og kompetanse må ses i sammenheng

Bemanningsbehovet beskriver ikke bare hvor mange som bør være på jobb. Det må også si noe om hvilken kompetanse tjenesten trenger på ulike tidspunkt. Det er kombinasjonen av antall, kompetanse og behov som avgjør om bemanningen er riktig.

Målet med bemanningsplanen er derfor ikke å fylle vakter, men å beskrive hvilke ressurser tjenesten trenger for å løse oppgavene når de oppstår.

4. Planlegg for sårbarhet

En bemanningsplan kan se god ut så lenge alle forutsetningene holder. Men i helse- og omsorgstjenesten går ikke hverdagen alltid helt etter planen.

Behov kan endre seg, oppgaver kan ta lengre tid enn forventet, en medarbeider kan bli bundet opp i en krevende situasjon, og flere ting kan skje samtidig. Hvis bemanningen bare er tilstrekkelig når alt går som planlagt, blir tjenesten fort sårbar.

Derfor bør man ikke bare spørre hva som er det laveste antallet medarbeidere man kan klare seg med. Det er også nødvendig å vurdere hvilket handlingsrom bemanningen gir når arbeidsbelastningen øker eller noe uforutsett skjer.

Det kan blant annet være nyttig å vurdere:

hvor sårbar bemanningen er dersom én medarbeider blir utilgjengelig
om flere krevende oppgaver kan oppstå samtidig
om bemanningen gir rom for å håndtere uforutsette hendelser
om enkelte vakter eller tidspunkter er særlig utsatte

💡 Anbefalt praksis

Se etter vakter og tidspunkt der bemanningen bare fungerer dersom alt går som planlagt. Slike perioder kan være et tegn på at bemanningen er særlig sårbar og bør vurderes nærmere.

En god bemanningsplan må gi et realistisk bilde av hva tjenesten trenger også når hverdagen blir mer krevende enn planlagt.

5. Se på den faktiske kapasiteten

Antall medarbeidere på jobb sier ikke nødvendigvis hvor mye kapasitet som faktisk er tilgjengelig.

I løpet av en vakt skal det ofte være tid til mer enn de direkte oppgavene overfor pasienter og brukere. Dokumentasjon, rapportering, møter, opplæring, veiledning og andre nødvendige oppgaver tar også tid. I tillegg kommer pauser og situasjoner der en medarbeider blir bundet opp over lengre tid.

Det betyr at seks medarbeidere på jobb ikke nødvendigvis tilsvarer seks medarbeidere som er tilgjengelige for de samme oppgavene gjennom hele vakten.

Når bemanningsbehovet vurderes, kan det derfor være nyttig å spørre:

hvilke faste oppgaver som tar medarbeidere bort fra den ordinære driften
når gjennom vakten disse oppgavene skjer
om enkelte medarbeidere er bundet til oppgaver som andre ikke kan overta
om det er satt av realistisk tid til dokumentasjon, møter og nødvendig faglig arbeid
hvordan resten av bemanningen påvirkes når én medarbeider blir opptatt over tid

📘 Tilstedeværelse er ikke det samme som tilgjengelig kapasitet

En medarbeider kan være registrert på jobb uten å være tilgjengelig for alle oppgaver gjennom hele vakten. Bemanningsplanen bør derfor ta hensyn til både antall medarbeidere og hvordan arbeidstiden faktisk brukes.

Jo bedre bemanningsplanen speiler den faktiske arbeidshverdagen, desto mer realistisk blir bildet av hvor mye kapasitet tjenesten har når behovet oppstår.

6. Bemanningsplanen må gi grunnlag for forsvarlige tjenester

En bemanningsplan er ikke bare et verktøy for å få turnusen til å gå opp. I helse- og omsorgstjenesten må bemanningen også gjøre det mulig å gi pasienter og brukere forsvarlige tjenester.

Det betyr at vurderingen ikke kan stoppe ved hvor mange medarbeidere som er på jobb. Virksomheten må også se på om bemanningen og kompetansen er tilstrekkelig til å løse oppgavene, og om arbeidet er organisert slik at helsepersonellet faktisk kan ivareta sine lovpålagte plikter.

Bemanningsplanen blir dermed en viktig del av beslutningsgrunnlaget. Den bør gjøre det mulig å se sammenhengen mellom behovene i tjenesten, antall medarbeidere, kompetansen som er tilgjengelig og oppgavene som skal løses.

⚖️ Hva sier loven?

Helse- og omsorgstjenesteloven krever at kommunale helse- og omsorgstjenester skal være forsvarlige. Kommunen skal blant annet organisere tjenestene slik at personellet kan overholde sine lovpålagte plikter og slik at tilstrekkelig fagkompetanse sikres.

Helsepersonelloven stiller også krav til organiseringen av virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester: Virksomheten skal organiseres slik at helsepersonellet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter.

Lovverket gir altså ikke bemanningsplanleggeren ett enkelt tall som alltid er «riktig». Hvor mye bemanning og hvilken kompetanse som er nødvendig, må vurderes ut fra tjenesten som skal leveres og behovene til pasientene og brukerne.

Helsedirektoratet beskriver tjenesteanalyse, bemanningsanalyse og arbeidstidsorganisering som prosesser som må ses i sammenheng og gjentas når behovene endrer seg. Bemanningsplanen bør derfor heller ikke betraktes som noe som fastsettes én gang for alle.

En god bemanningsplan må kunne begrunnes: Hvorfor trenger vi denne bemanningen, på dette tidspunktet, med denne kompetansen?

7. Gjør gapet mellom behov og ressurser synlig

Når bemanningsbehovet er kartlagt, kan det vise seg at behovet er større enn ressursene man faktisk har tilgjengelig. Det er ikke et tegn på at bemanningsplanen er mislykket. Tvert imot er det viktig informasjon.

Hvis man justerer behovet ned bare for å få planen til å passe med dagens bemanning, risikerer man å skjule selve utfordringen. Bemanningsplanen bør derfor skille mellom hva tjenesten trenger og hvilke ressurser som er tilgjengelige.

Det bør blant annet være mulig å se:

Om det mangler medarbeidere på bestemte tidspunkt
Om nødvendig kompetanse mangler på enkelte vakter eller deler av døgnet
Om noen perioder er særlig sårbare ved fravær eller uforutsette hendelser
Om oppgaver eller behov ikke lar seg dekke innenfor tilgjengelig kapasitet
Hvor det kan være behov for andre tiltak eller prioriteringer

Når slike forskjeller blir synlige, får lederen et bedre grunnlag for å vurdere hva som faktisk kan løses gjennom turnusplanlegging – og hvilke utfordringer som må håndteres på andre måter.

En bemanningsplan bør med andre ord ikke tilpasses slik at ressursene alltid ser ut til å være tilstrekkelige. Den bør gi et så realistisk bilde som mulig av behovet, også når det synliggjør et gap mellom det tjenesten trenger og ressursene som er tilgjengelige.

💡 Anbefalt praksis

Bruk bemanningsplanen til å synliggjøre både behovet og eventuelle gap. Først når forskjellen mellom behov og tilgjengelige ressurser er tydelig, kan lederen vurdere hvilke tiltak og prioriteringer som er nødvendige.

8. Fra bemanningsplan til turnus

Når bemanningsbehovet er kartlagt, har man et langt bedre grunnlag for å begynne å bygge selve turnusen.

Før medarbeidere og vakter fordeles, bør det være mulig å svare på noen grunnleggende spørsmål:

Når gjennom døgnet og uken er behovet størst?
Hvor mange medarbeidere trenger tjenesten på ulike tidspunkt?
Hvilken kompetanse må være til stede?
Hvor er bemanningen særlig sårbar?
Er det oppgaver som reduserer den tilgjengelige kapasiteten?
Finnes det et gap mellom behovet og ressursene som er tilgjengelige?

Når dette bildet er tydelig, blir turnusarbeidet mindre et spørsmål om å få vaktene til å «gå opp» og mer et spørsmål om hvordan medarbeiderne og arbeidstiden best kan organiseres for å dekke behovet.

Bemanningsplanen gir dermed ikke selve turnusen. Den gir grunnlaget turnusen skal bygges på.

💡 Neste steg

Når bemanningsbehov, kompetanse og eventuelle gap er tydelige, kan arbeidet med selve turnusen begynne.

Les hovedguiden «Hvordan bygger du en forsvarlig turnus?» →

En god bemanningsplan gjør det tydelig hva turnusen skal løse – før man begynner å bestemme hvordan den skal se ut.

FAQ

Ofte stilte spørsmål

Kort oppsummert

En god bemanningsplan beskriver hva tjenesten faktisk trenger før man begynner å fordele vakter og medarbeidere. Den må ta utgangspunkt i behovet gjennom døgnet og uken, og vise både hvor mange medarbeidere som trengs og hvilken kompetanse som må være tilgjengelig.

Før bemanningsplanen brukes som grunnlag for turnusen, bør lederen kunne svare på noen grunnleggende spørsmål:

Behov: Når oppstår behovet, og hvordan varierer det gjennom døgnet og uken?
Bemanning: Hvor mange medarbeidere trenger tjenesten på ulike tidspunkt?
Kompetanse: Hvilken kompetanse må være til stede for at oppgavene skal kunne løses?
Sårbarhet: Tåler bemanningen fravær, uforutsette hendelser og perioder med høyere belastning?
Kapasitet: Hvor mye av bemanningen er faktisk tilgjengelig når møter, dokumentasjon, pauser og andre oppgaver tas med?
Forsvarlighet: Gir bemanningen og kompetansen grunnlag for å levere forsvarlige tjenester?
Gap: Er det forskjell mellom det tjenesten trenger og ressursene som er tilgjengelige?

Når disse vurderingene er gjort, har lederen et langt bedre grunnlag for å begynne å bygge selve turnusen.

💡 Kort huskeregel

Bemanningsplanen beskriver hva tjenesten trenger.

Turnusen beskriver hvordan behovet skal dekkes.

📚 Kilder og regelverk

Denne guiden bygger blant annet på følgende lover, veiledninger og faglige kilder:

Helse- og omsorgstjenesteloven § 4-1 – Forsvarlighet
Krav til forsvarlige helse- og omsorgstjenester og til at tjenestene organiseres slik at personellet kan oppfylle sine plikter og tilstrekkelig fagkompetanse sikres.
Helsepersonelloven § 16 – Organisering av virksomhet
Krav om at virksomheten organiseres slik at helsepersonellet blir i stand til å overholde sine lovpålagte plikter.
Helsedirektoratet – Strategisk kompetanseplanlegging
Beskriver tjenesteanalyse, bemanningsanalyse og arbeidstidsorganisering og turnusvalg som sentrale prosesser for å oppnå riktig bemanning.
Helsedirektoratet – Ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten
Veiledning om blant annet planlegging, kompetanse, risikovurdering, gjennomføring, evaluering og systematisk forbedringsarbeid.

Om forfatteren

Denne artikkelen bygger på erfaring fra praktisk turnusplanlegging i norske kommuner, kombinert med gjeldende lovverk, tariffavtaler og anbefalt praksis.

Hilde Ulvik
Daglig leder i Dynamon

Hilde har arbeidet med turnus- og bemanningsplanlegging i helse- og omsorgssektoren gjennom mange år. Erfaringene fra dette arbeidet danner grunnlaget for Dynamons faglige anbefalinger og løsninger.

Hvorfor bør turnusplanlegging starte med bemanningsplanen – ikke vaktene?

En god turnus starter med behovet i tjenesten. Les hva du bør vite før du begynner å fordele vakter.

Hva er forskjellen på en bemanningsplan og en turnus?

Bemanningsplanen beskriver hva tjenesten trenger. Turnusen beskriver hvordan behovet skal dekkes. Skillet er viktig når en ny turnus skal bygges.

Skal bemanningsplanen være lik gjennom hele døgnet og uken?

Behovet for bemanning varierer ofte gjennom både døgnet og uken. En god bemanningsplan bør gjenspeile disse variasjonene.

Hvordan kan vaktlengder tilpasses bemanningsbehovet?

Når behovet varierer gjennom døgnet, kan også vaktlengdene variere. Ulike vaktlengder og starttidspunkt kan gjøre det lettere å ha riktig bemanning når behovet faktisk oppstår.

Er alle som er på jobb egentlig tilgjengelige?

Seks medarbeidere på jobb betyr ikke nødvendigvis seks tilgjengelige medarbeidere. Bemanningsplanen bør også ta hensyn til hvordan arbeidstiden faktisk brukes.

Har du riktig bemanning – eller bare riktig antall ansatte?

Riktig bemanning handler om mer enn antall. Les hvorfor kompetansen må være tilgjengelig når den faktisk trengs.

Hva gjør du når bemanningsbehovet er større enn ressursene du har?

En bemanningsplan kan vise at behovet er større enn ressursene du har. Det er ikke et problem med planen – det er viktig styringsinformasjon.

Kunnskapsbibliotek for turnus og bemanningsplanlegging

Hvordan lager du en god bemanningsplan?

En god bemanningsplan viser hvor mange medarbeidere du trenger, hvilken kompetanse som må være til stede – og når behovet faktisk oppstår.

1. Start med behovet – ikke med dagens bemanning