Fem ansatte på jobb er fem ansatte på jobb. Eller?
Når bemanning beskrives, er det lett å begynne med antallet: Hvor mange trenger vi på dagvakt? Hvor mange på kveld? Hvor mange på natt?
Men antall ansatte forteller bare en del av historien.
En vakt kan ha riktig antall medarbeidere og likevel være feil bemannet dersom kompetansen som trengs, ikke er tilgjengelig når behovet oppstår.
To vakter med like mange medarbeidere kan ha svært forskjellige forutsetninger for å løse oppgavene.
Forskjellen kan ligge i hvilken kompetanse medarbeiderne har, hvilke oppgaver som skal utføres, hvor stor arbeidsbelastningen er og hvilke behov pasientene og brukerne har akkurat da.
Derfor bør en bemanningsplan ikke bare svare på:
«Hvor mange trenger vi?»
Den bør også svare på:
«Hvilken kompetanse trenger vi – og når trenger vi den?»
Bemanningen må vurderes ut fra både antall medarbeidere og hvilken kompetanse som må være tilgjengelig for å dekke behovet i tjenesten.
Behovet for kompetanse er ikke nødvendigvis likt på alle vakter.
Enkelte oppgaver krever bestemt fagkompetanse. Andre situasjoner kan kreve erfaring, særskilte kvalifikasjoner eller at bestemte funksjoner er tilgjengelige.
Det betyr at det ikke er nok å vite hvor mange medarbeidere som skal være på jobb. Turnusplanleggingen må også ta høyde for hvordan kompetansebehovet varierer.
Det kan være nyttig å spørre:
Hvilke oppgaver må faktisk utføres av en sykepleier – og hvilke kan andre yrkesgrupper løse? I artikkelen om oppgavedeling ser vi nærmere på hvordan kompetansebehov kan planlegges direkte inn i turnusen.
Beskriv kompetansebehovet som en del av bemanningsbehovet. Da blir det lettere å se om turnusen faktisk dekker behovet – og ikke bare om riktig antall vakter er fylt.
Tenk deg at bemanningsplanen sier at seks medarbeidere skal være på jobb.
Turnusen viser seks navn. På papiret er vakten fullt bemannet.
Men dersom en oppgave krever kompetanse ingen av de seks har, har avdelingen fortsatt et bemanningsproblem.
Konsekvensen kan være at en ekstravakt må settes inn, at en medarbeider må flyttes fra en annen avdeling eller at det må leies inn personell med riktig kompetanse.
Dermed kan en turnus som så riktig ut da den ble laget, både bli mer sårbar og dyrere når den møter arbeidshverdagen.
Dette er også grunnen til at kompetanse ikke bare er et faglig spørsmål.
Hvis kompetansebehovet ikke er tatt med når grunnturnusen planlegges, kan manglende kompetansedekning skape ekstrakostnader senere.
Det kan være fristende å vurdere en turnus ut fra kostnaden man ser i selve planen. Men dersom den stadig må repareres med ekstravakter, overtid eller innleie for å få riktig kompetanse på jobb, forteller ikke grunnturnusen hele historien.
Vurder antall, kompetanse og sårbarhet samtidig. En bemanningsløsning som ser rimelig ut på papiret, kan bli kostbar dersom den ofte må suppleres når den tas i bruk.
God bemanningsplanlegging handler derfor ikke om å fylle flest mulig ruter i en arbeidsplan.
Den handler om å forstå hvilket behov tjenesten skal dekke og sørge for at de riktige ressursene er tilgjengelige når behovet oppstår.
Det betyr at tre spørsmål må ses i sammenheng:
Først når alle tre er besvart, vet vi om vakten faktisk er riktig bemannet.
I hovedguiden «Hvordan bygger du en forsvarlig turnus?» ser vi på hvordan behov, bemanning og kompetanse må vurderes sammen med arbeidstid, faglig forsvarlige tjenester, medvirkning, økonomi og dokumentasjon.