Har du riktig bemanning – eller bare riktig antall ansatte?

Fem ansatte på jobb er fem ansatte på jobb. Eller?

Når bemanning beskrives, er det lett å begynne med antallet: Hvor mange trenger vi på dagvakt? Hvor mange på kveld? Hvor mange på natt?

Men antall ansatte forteller bare en del av historien.

En vakt kan ha riktig antall medarbeidere og likevel være feil bemannet dersom kompetansen som trengs, ikke er tilgjengelig når behovet oppstår.

Bemanning handler om behov – ikke bare antall

To vakter med like mange medarbeidere kan ha svært forskjellige forutsetninger for å løse oppgavene.

Forskjellen kan ligge i hvilken kompetanse medarbeiderne har, hvilke oppgaver som skal utføres, hvor stor arbeidsbelastningen er og hvilke behov pasientene og brukerne har akkurat da.

Derfor bør en bemanningsplan ikke bare svare på:

«Hvor mange trenger vi?»

Den bør også svare på:

«Hvilken kompetanse trenger vi – og når trenger vi den?»

Kompetansebehovet kan variere gjennom døgnet

Behovet for kompetanse er ikke nødvendigvis likt på alle vakter.

Enkelte oppgaver krever bestemt fagkompetanse. Andre situasjoner kan kreve erfaring, særskilte kvalifikasjoner eller at bestemte funksjoner er tilgjengelige.

Det betyr at det ikke er nok å vite hvor mange medarbeidere som skal være på jobb. Turnusplanleggingen må også ta høyde for hvordan kompetansebehovet varierer.

Det kan være nyttig å spørre:

• Hvilke oppgaver skal løses på denne vakten?
• Hvilken kompetanse krever oppgavene?
• Er det funksjoner eller ansvar som alltid må være dekket?
• Når gjennom døgnet er behovet for bestemte kompetanser størst?
• Hvor sårbar blir vakten dersom én medarbeider blir borte?

En fullt bemannet vakt kan fortsatt mangle noen

Tenk deg at bemanningsplanen sier at seks medarbeidere skal være på jobb.

Turnusen viser seks navn. På papiret er vakten fullt bemannet.

Men dersom en oppgave krever kompetanse ingen av de seks har, har avdelingen fortsatt et bemanningsproblem.

Konsekvensen kan være at en ekstravakt må settes inn, at en medarbeider må flyttes fra en annen avdeling eller at det må leies inn personell med riktig kompetanse.

Dermed kan en turnus som så riktig ut da den ble laget, både bli mer sårbar og dyrere når den møter arbeidshverdagen.

Kompetanse og økonomi henger sammen

Dette er også grunnen til at kompetanse ikke bare er et faglig spørsmål.

Hvis kompetansebehovet ikke er tatt med når grunnturnusen planlegges, kan manglende kompetansedekning skape ekstrakostnader senere.

Det kan være fristende å vurdere en turnus ut fra kostnaden man ser i selve planen. Men dersom den stadig må repareres med ekstravakter, overtid eller innleie for å få riktig kompetanse på jobb, forteller ikke grunnturnusen hele historien.

Riktig kompetanse må være på riktig sted til riktig tid

God bemanningsplanlegging handler derfor ikke om å fylle flest mulig ruter i en arbeidsplan.

Den handler om å forstå hvilket behov tjenesten skal dekke og sørge for at de riktige ressursene er tilgjengelige når behovet oppstår.

Det betyr at tre spørsmål må ses i sammenheng:

• Hvor mange medarbeidere trenger vi?
• Hvilken kompetanse trenger vi?
• Når trenger vi den?

Først når alle tre er besvart, vet vi om vakten faktisk er riktig bemannet.