Hvorfor bør turnusplanlegging starte med bemanningsplanen – ikke vaktene?

Det er lett å begynne turnusarbeidet med vaktene.

Hvor mange dagvakter trenger vi? Hvem kan jobbe kveld? Hvordan får vi helgene til å gå opp?

Men da er det en fare for at vi begynner å løse turnusen før vi har definert problemet den skal løse.

En turnus er ikke først og fremst et puslespill av vakter og medarbeidere. Den skal sørge for at tjenesten har riktig bemanning og kompetanse når behovet oppstår.

Derfor bør arbeidet starte med en bemanningsplan som beskriver hvilket behov tjenesten faktisk skal dekke.

En god bemanningsplan starter med behovet

Behovet for bemanning er sjelden likt gjennom hele døgnet eller hele uken.

På noen tidspunkter kan arbeidsbelastningen være høy. Andre perioder er roligere. Enkelte oppgaver krever bestemt kompetanse, og behovene til pasienter og brukere kan variere både mellom avdelinger og over tid.

En god bemanningsplan bør blant annet gi svar på disse spørsmålene:

• Når er arbeidsbelastningen størst?
• Hvor mange medarbeidere trenger vi på ulike tidspunkter?
• Hvilken kompetanse må være tilgjengelig?
• Er behovet det samme gjennom hele døgnet?
• Varierer behovet mellom ukedager og helg?
• Er det oppgaver eller situasjoner som krever ekstra kapasitet?

Riktig antall er ikke alltid riktig bemanning

Det er lett å beskrive bemanning med et tall: Vi trenger seks personer på dagvakt og fire på kveld.

Men to vakter med like mange medarbeidere kan ha svært ulik bemanning.

Forskjellen kan ligge i kompetanse, erfaring, oppgaver eller behovene til pasientene og brukerne. Det er derfor ikke nok å spørre om det er nok mennesker på jobb. Man må også vite om riktig kompetanse er tilgjengelig når den trengs.

Hvis dette oppdages først etter at turnusen er laget, kan resultatet bli ekstravakter, endringer eller innleie – selv om det opprinnelige bemanningstallet så riktig ut.

Hva skjer hvis vi starter med vaktene?

Hvis eksisterende vakter blir utgangspunktet, er det lett å videreføre mønstre fordi «det er sånn vi alltid har gjort det».

Da kan oppmerksomheten fort dreie seg om hvordan medarbeiderne skal fordeles mellom vaktene, i stedet for om vaktene faktisk er tilpasset behovet i tjenesten.

Det betyr ikke at eksisterende turnus er feil. Men når en ny turnus skal bygges, er det nyttig å skille mellom to spørsmål:

• Hva trenger tjenesten?
• Hvordan organiserer vi arbeidstiden for å dekke dette behovet?

Rekkefølgen er viktig. Først når behovet er tydelig, kan man begynne å vurdere hvilke vakter og hvilken arbeidstidsordning som passer best.

Behovet må også ses i sammenheng med arbeidstiden

At tjenesten har et bestemt bemanningsbehov, betyr ikke at arbeidstiden kan organiseres på hvilken som helst måte for å dekke det.

Turnusen må samtidig holde seg innenfor lov- og avtaleverket, arbeidstidsordningen må være forsvarlig for medarbeiderne, og bemanningen må gjøre det mulig å levere faglig forsvarlige tjenester.

Derfor er kartleggingen av behovet og utarbeidelsen av en god bemanningsplan starten på turnusarbeidet – ikke hele vurderingen.

Start med spørsmålet turnusen skal svare på

En turnus kan gå perfekt opp på papiret og likevel være dårlig tilpasset arbeidshverdagen.

Derfor bør det første spørsmålet ikke være:

«Hvordan skal vi fylle vaktene?»

Start heller med:

«Hva skal bemanningsplanen dekke?»

Når det spørsmålet er besvart, blir det også lettere å vurdere bemanning, kompetanse, arbeidstid og resten av turnusen i riktig rekkefølge.