Har du for få årsverk – eller er timene plassert feil?

Innledning

Når en virksomhet bruker mye på ekstravakter, overtid eller innleie, er det lett å konkludere med at det mangler årsverk.

Men det er ikke alltid hele forklaringen. Virksomheten kan totalt sett ha nok arbeidstimer – samtidig som timene er plassert på tidspunkter der behovet er lavere, mens det mangler kapasitet når belastningen er størst.

Da er problemet ikke nødvendigvis bare hvor mange årsverk virksomheten har, men hvordan arbeidstimene er fordelt gjennom døgnet og uken.

Årsverk sier lite om hvor timene ligger

Årsverk er et viktig mål i budsjett og økonomistyring. Men når selve turnusen skal vurderes, er årsverk alene et grovt mål.

To virksomheter kan ha samme antall årsverk og likevel få svært ulik bemanning gjennom uken. Det samme gjelder to forskjellige turnuser i samme virksomhet.

Det avgjørende er derfor å se på sammenhengen mellom:

• budsjetterte årsverk
• tilgjengelige arbeidstimer
• bemanningsbehovet på ulike tidspunkt
• timene grunnturnusen faktisk leverer
• timene som må kjøpes i tillegg

Se etter overdekning og underdekning

Når grunnturnusen sammenlignes med det faktiske behovet, kan det bli tydelig at kapasiteten ligger feil.

På noen tidspunkt kan virksomheten ha flere timer enn behovet tilsier. Dette er overdekning. På andre tidspunkt kan det mangle timer som må dekkes med ekstravakter, overtid eller innleie. Dette er underdekning.

Det er særlig interessant når begge deler skjer i samme turnus.

Virksomheten kan da betale for kapasitet som ikke treffer behovet godt nok, samtidig som den må kjøpe ekstra kapasitet på andre tidspunkt.

Helgene kan avsløre problemet

Et typisk eksempel er overdekning på ukedager kombinert med underdekning i helgene.

Hvis grunnturnusen produserer flere timer enn nødvendig mandag til fredag, samtidig som de samme helgevaktene må dekkes med ekstravakter uke etter uke, bør virksomheten undersøke om eksisterende kapasitet kan fordeles annerledes.

Totalt timetall kan nemlig se riktig ut selv om turnusen ikke er i balanse.

Ikke flytt timer uten å se på kompetansen

Det er heller ikke nok å vite at det finnes ledige timer et annet sted i turnusen.

En arbeidstime er ikke nødvendigvis erstattbar med en hvilken som helst annen arbeidstime. Dersom det mangler bestemt fagkompetanse i helgen, løses ikke problemet nødvendigvis ved å flytte en tilfeldig time fra en hverdag.

Antall medarbeidere, kompetanse og tidspunkt må derfor vurderes samlet.

Når trenger dere faktisk flere årsverk?

Noen ganger viser analysen selvfølgelig at virksomheten faktisk har for lite kapasitet i forhold til behovet.

Men før den konklusjonen trekkes, bør det være mulig å vise at eksisterende arbeidstimer allerede er plassert så treffsikkert som mulig, og at underdekningen ikke først og fremst skyldes strukturen i grunnturnusen.

Det gir et bedre beslutningsgrunnlag – både dersom løsningen er å endre turnusen, og dersom det faktisk er behov for flere årsverk.

Spør derfor ikke bare hvor mange årsverk dere har. Spør også om timene dere allerede betaler for, ligger der behovet faktisk oppstår.