Turnusmatematikk for ledere: Hvorfor timene aldri går opp

Mange ledere kommer direkte fra jobb som "vanlig" ansatt i avdeling og blir ledere og skal utarbeide turnuser. Ofte uten formell opplæring i den matematiske logikken bak en turnus. Her er en gjennomgang av hvorfor en 100 % stilling ikke dekker 100 % av en linje i turnusplanen – og hvorfor små brøker skaper store hull over tid.

En turnusplan er i bunn og grunn et regnestykke som må gå opp. Likevel opplever mange ledere at selv om de har fylt opp alle stillingshjemlene, så mangler det folk på vakt. Årsverkshjemlene i den økonomiske rammen er også brukt... Hvordan henger det sammen?

Svaret ligger ofte i forskjellen mellom årsverk og hoder, og i det vi kaller turnusbrøken.

Årsverk vs. dekning

En av de vanligste misforståelsene er at én ansatt i 100 % stilling dekker én full linje i turnusen året rundt. Slik er det ikke. En helårsturnus består av 365 dager. En ansatt i full stilling har rett på ferie, F3-dager (helligdagsfri) og eventuelle tariffestede fridager.

En ansatt i 3 delt turnus som oppfyller kravene til redusert arbeidstid, skal ofte gjerne ned til 33,6 timer pr uke i gjennomsnitt, mens en ansatte i dag- og kveldsvaktsturnus ofte arbeider 35,5 og en ansatt i kun dagtid skal regnse med 37,5 timer i uken.

Når vi trekker fra ferie og lovpålagt fri, dekker en 100 % stilling i realiteten betydelig mindre enn en "hel" linje i planen. For å dekke opp én posisjon døgnet rundt, hver dag hele året, kreves det derfor langt mer enn tre årsverk (dag, kveld, natt).

De små brøkenes tyranni

Mange avdelinger har en miks av stillingsstørrelser: 75 %, 60 %, 13,4 %. Når disse skal pusles sammen, oppstår det ofte "matematiske hull". En 60 % stilling og en 40 % stilling blir til sammen 100 %, men det betyr ikke at de automatisk passer sammen i vaktplanen.

Hvis begge har krav på fri annenhver helg, eller begge ønsker fri på onsdager, hjelper det ikke at summen er 100 %. Matematikken stemmer på papiret, men logistikken feiler i praksis.

En ansatt i 100% natt stilling, så går ikke dette opp på lovlig vis med et ukeskille på søndag midnatt.

Ta frem kalkulatoren

For å få kontroll på bemanningen må vi tørre å regne på nytt. Stemmer den faktiske bemanningen med budsjettet? Har vi tatt høyde for ferieavviklingen i grunnturnusen, eller baserer vi oss på at "det løser seg" med vikarer? God turnusplanlegging starter med ærlige tall.

En avdeling som bruker Dynamon vil få en analyse av bemanningen sin før en eneste turnus genereres. I Dynamon kan alle variable parametre legges inn, og så beregnes tilgjengeligheten som turnusen gir ut i fra rammene dine.